Privacyverklaring Scheikundeolympiade

De Nederlandse Scheikundeolympiade organiseert een wedstrijd voor scholieren. Hiervoor zijn enkele persoonsgegevens van de deelnemende scholieren nodig. In dit document is beschreven welke gegevens gebruikt worden, zowel on-line als off-line, met welk doel en hoe daarmee wordt omgegaan.

De Stichting Scheikundeolympiade Nederland is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens en is te bereiken op scheikundeolympiade @ slo.nl.

Welke gegevens worden er verzameld?

De docenten melden hun school aan via de website van de scheikundeolympiade. Daarbij vullen ze de naam, adres en telefoonnummer van de school in en hun eigen naam, adres en telefoonnummer. Van de deelnemers aan de eerste ronde worden door de docent naam, geslacht, klas en school ingevuld in de beveiligde on-line wedstrijdomgeving – en natuurlijk ook het aantal behaalde punten voor de eerste ronde. De klas is nodig omdat er voor de eindronde een minimaal aantal 4/5e klassers uitgenodigd worden. Het geslacht willen we graag weten voor de statistieken en speelt in geen geval een rol bij de scorebepaling noch de selectie. Als iemand liever geen geslacht wil aangeven dan is dat ook mogelijk.

Aan de leerlingen die zich plaatsen voor de tweede ronde wordt gevraagd om op het antwoordformulier hun naam, huisadres, e-mailadres en telefoonnummer te vermelden. Deze gegevens worden door de docent via de beveiligde on-line omgeving ingevuld. Deze gegeven zijn nodig om de leerlingen de uitslag te kunnen sturen en om de leerlingen te kunnen uitnodigen voor de eindronde.

Aanvullende gegevens die per directe communicatie worden gevraagd

De 20 leerlingen leerlingen die zich plaatsen voor de nationale eindronde, vullen een aanmeldformulier in met hun gegevens – dit verloopt niet on-line. Naast de eerder genoemde gegevens wordt ook gevraagd naar: geboortedatum, geslacht, contactgegevens ouders, gegevens zorgverzekering, dieetwensen, relevante medische bijzonderheden, vakkenpakket, vervolgstudiekeuze en een kort persoonlijk stukje. Ook wordt er gevraagd om een pasfoto op te sturen. De gegevens zijn nodig omdat deze leerlingen een hele week verblijven op de locatie waar de olympiade gehouden wordt (wat dieet- en sommige medische gegevens relevant maakt). Ook moet er contact opgenomen kunnen worden met de ouders als er iets aan de hand is en de ouders ontvangen een uitnodiging voor de prijsuitreiking. De geboortedatum is nodig omdat het trainingsprogramma leidt naar internationale wedstrijden met een leeftijdsgrens. Verder wordt er door het organiserende bedrijf/universiteit een programmaboekje gemaakt waar ook wat persoonlijke informatie over de deelnemers in vermeld staat en waarvoor de pasfoto gebruikt wordt. Verder wordt er ook nog gevraagd naar de kledingmaat en schoenmaat omdat er t-shirts besteld worden voor de deelnemers en omdat het voor het recreatieve programma soms nodig is om schoenen te huren (bijvoorbeeld bij een ski-activiteit of bowlen).

Ook wordt aan deze leerlingen gevraagd om een kopie van het paspoort of de ID-kaart (waarbij het BSN weggestreept mag zijn). Dit is nodig om snel de vliegtickets te kunnen kopen naar de internationale wedstrijd. Afhankelijk van de bestemming kan het voor de vliegtickets nodig zijn om de volledige eerste voornaam, de geboortedatum, de geboorteplaats, het paspoortnummer, de geldigheid van de paspoort en de plaats van afgifte van het paspoort in te vullen. Ook is het soms noodzakelijk om een registratie van zulke gegevens te doen bij de ambassade in het land van bestemming.

On-line gebruiksstatistieken

Daarnaast worden van bezoekers aan het onbeveiligde gedeelte van de website enkele anonieme gegevens bijgehouden om op basis daarvan de website te kunnen verbeteren. Het betreft hierbij het afgekapte IP-adres van de bezoeker, de browser, het besturingssysteem, de schermresolutie en de pagina's die worden bezocht binnen de website. Deze gebruiksgegevens worden na een week automatisch verwijderd, waarbij alleen nog de, onderling ontkoppelde, globale totalen overblijven.

In de beveiligde on-line wedstrijdomgeving worden géén gebruiksgegevens verzameld.

Met wie worden de gegevens gedeeld?

De on-line wedstrijdomgeving wordt gehost door een IT-bedrijf, waar de beveiliging goed geregeld is.

Van de eerste en tweede ronde worden uitslaglijsten gemaakt die per e-mail worden gedeeld met de docenten. Op deze lijsten zijn vermeld: naam leerling, behaalde score, klas, naam en plaats school en naam van de docent. Van de eerste ronde worden de beste 10 procent op de website gepubliceerd en de definitieve uitslag van de tweede ronde wordt in zijn geheel via de website gepubliceerd.

Van de 20 leerlingen die uitgenodigd worden voor de nationale eindronde worden de gegevens van het aanmeldformulier (zie hierboven) en de pasfoto's gedeeld met het organiserende bedrijf/universiteit van het betreffende jaar, zodat de organisatie contact kan opnemen met de leerlingen en een programmaboekje kan maken. Het programmaboekje wordt in besloten kring verspreid, onder de deelnemers en de organisatie.

Van de vier prijswinnaars van de nationale eindronde worden naam, klas, woonplaats, school en score op de website gepubliceerd. In een persbericht dat naar de landelijke en regionale pers wordt gestuurd worden van de 20 deelnemers de naam, school, klas, naam docent gepubliceerd, waarbij van de eerste 10 ook de behaalde scores vermeld worden. Om de pers de mogelijkheid te geven contact met de prijswinnaars op te nemen, ontvangen ze ook de adressen en telefoonnummers van de top 4, met daarbij expliciet aangegeven dat dit niet voor publicatie is.

Van de leerlingen die naar een internationale wedstrijd gaan, worden aan reisorganisaties (zoals KLM) de noodzakelijke gegevens doorgegeven om tickets te kunnen boeken. Aan de internationale instelling die de wedstrijd organiseert, geven we alle gegevens door die nodig zijn voor de registratie van de deelnemers en het verblijf in het buitenland. Dit kan gaan om een instelling in een land buiten de EU. De organisaties achter de internationale wedstrijden dragen zorg voor het correct verwerken van de persoonsgegevens.

Foto's

Er worden geen fotos van deelnemers aan de eerste ronde en de tweede ronde gemaakt en gepubliceerd. Wel worden er foto's gemaakt tijdens de eindronde en de prijsuitreiking van de eindronde. Deze foto's kunnen wel gepubliceerd worden. Hiervoor vragen we alle deelnemers vooraf expliciet om toestemming.

Van leerlingen die naar een internationale wedstrijd gaan, worden fotos doorgegeven aan de instelling die de wedstrijd organiseert en aan de pers. Ook worden er van deze leerlingen foto's gepubliceerd op de website.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De on-line wedstrijdomgeving is beveiligd met een gecertificeerd HTTPS-protocol. Ook de databases voor de wedstrijd en voor de on-line gebruiksstatistieken zijn beveiligd en alleen toegankelijk voor het wedstrijdsecretariaat en de website-beheerder. Met alle gegevens wordt zorgvuldig omgegaan; in géén geval worden deze met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

Worden de gegevens weer gewist?

We bewaren alle wedstrijdgegevens in elk geval zes jaar. Na deze termijn is een deelnemer zeker van school af en verwijderen we de adres- en contactgegevens. Van alle deelnemers bewaren we wel naam, klas, geslacht en score, dit met het oog op statistische doeleinden.

Je kunt op elk moment opvragen welke gegevens wij over jou bewaard hebben. Als je jouw gegevens gewist wilt hebben, dan kan dat op elk moment. Tijdens het wedstrijdjaar betekent dat wel dat je niet meer aan de wedstrijd kunt deelnemen. Neem hiervoor contact op met scheikundeolympiade @ slo.nl.

Autoriteit Persoonsgegevens

We helpen je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Inwerkingtreding

Deze (vernieuwde) privacyverklaring treedt in werking op 25 mei 2018.